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Lunes 27 de Julio de 2015

Iniciando el camino de la profesionalización en la gestión empresarial

¿Cuándo incorporar un sistema de gestión y cómo saber elegirlo? ¿Se puede usar el sistema contable ? ¿Enlatados o a medida?

Hemos leído una y mil veces afirmaciones como: “Las empresas dispuestas a crecer y a consolidarse en un mercado como protagonista, deben afrontar una decisión tarde o temprano: la de estructurar su crecimiento mediante un aliado omnipresente como la tecnología. La utilización de recursos tecnológicos permite no solo ordenar el negocio de una empresa, sino también, optimizarlo, logrando reducir tiempos, costos, aumentar innovación y productividad.”
También escuchamos a muchos decir que “Sólo las empresas grandes tienen los recursos para invertir en sistemas y organizarse”, reflexión que no deja de ser una buena excusa para eludir una tarea que no es urgente, pero sí fundamental: la de empezar a organizarse.
Por lo contrario, brillan por su ausencia consejos acerca de cuándo hay que empezar a organizarse o cuándo es el momento para estructurarse y asumir la inversión en sistemas para abandonar la pradera de la escala pequeña y emprender el ascenso al monte de la mediana y grande empresa.
Sabemos que las empresas pueden subsistir con sistemas precarios, archivos personales y falta de información durante mucho tiempo, pero a costa de la confianza de sus empleados, de las buenas intenciones y de la capacidad de trabajar bajo cualquier estándar o a falta de ellos. ¿Pero hasta cuándo se puede continuar de esta forma? Todo tiene un límite.
Aquí es dónde el semáforo nos alerta y se hace inminente la profesionalización a través de la incorporación de un sistema que sea capaz de ordenar los procesos y de optimizar los resultados.
¿Por dónde empezamos? Hay una infinidad de ofertas de herramientas y soluciones. Como en todos los órdenes de la vida, es importante saber qué queremos lograr antes de elegir. Y aquí las preguntas fundamentales que debemos responder son de índole empresarial: 1) cuál es mi propuesta de valor para mis clientes? 2) Para lograr darle a mis clientes lo que esperan de mi empresa, qué procesos debo ejecutar a la perfección? 3) Y para ejecutar estos procesos, qué recursos humanos y tecnológicos necesito?
No se puede responder ninguna de las preguntas anteriores sin las otras dos. Y cuando tengamos esas respuestas – (mejor si son escritas, porque es fácil pensar que lo sabemos pero al escribirlas realmente toman forma), sabremos qué indicadores son los que necesitamos para medirnos.
Frente a este escenario que poco a poco vamos perfilando, aparece la pregunta obligada: ¿Podemos usar el sistema contable para gestión?”. Cuando perdimos control de la empresa es normal refugiarnos en la contabilidad, donde podemos cerrar el grifo y evitar una catástrofe. Pero para ganar el partido hay que hacer goles y no alcanza con asegurar nuestro arco.
El sistema de gestión para cualquier empresa debe ser capaz de soportar los procesos, de forma suficientemente simple para los recursos disponibles, con el fin de que ayude a la organización a lograr su verdadero objetivo que es otorgar valor a sus clientes.
Ya reconociendo las bondades de un sistema de gestión empresarial, pasamos a un siguiente estadio, ya más cerca de su adopción. ¿Enlatados o a medida?
A la hora de elegir un enlatado o un software a medida es importante considerar la etapa de evolución de la empresa. Mientras, antes se adopte un sistema, más ordenada será la mentalidad de la gente, los procesos y el manejo de información. Si tuvimos la suerte de crecer mucho y muy rápido (fantástico!), no hay nada que temer: seguro tendremos recursos para adoptar un sistema y ajustarnos un poco a lo que el enlatado ofrezca.
Pero entonces, ¿por qué existen los desarrollos a medida? Porque no todo está inventado, ni hay dos empresas iguales y muchos menos en la gestión. La contabilidad responde a las leyes y requisitos formales, ofreciendo herramientas para la gestión contable y financiera, en eso todas las empresas funcionan prácticamente igual. Pero en la gestión, es donde se diferencian y es acá donde cada empresa imprime su personalidad, se diferencia, adquiere su esencia y encuentra sus ventajas competitivas.
Por eso es tan difícil elegir un enlatado de gestión: porque a diferencia de la contabilidad –donde el Estado nos dice qué tenemos que hacer y presentar- y las reglas de la economía nos recuerdan qué tenemos que mirar, en la gestión es la empresa misma la que define qué quiere hacer, cómo lo quiere hacer, y con qué recursos busca articular su propuesta de valor.
En conclusión, aquellos que quieran apostar a una diferenciación en la gestión, a procesos bien definidos y cuidados, a recursos comprometidos con la propuesta de valor, seguramente encontrarán que un software a medida es lo único que les permitirá materializar su visión. Y por esto mismo nosotros apostamos al desarrollo de software a medida: para ser los aliados tecnológicos de aquellos que se animen a emprender ese camino.
En empresas de cualquier rubro o tamaño, un sistema de gestión es una apuesta segura, siempre que estén de la mano con procesos bien pensados y recursos humanos comprometidos. Ya sea por el camino de comprar un producto ya existente y probado o emprendiendo un desarrollo propio y “tailor-made”, los resultados a inmediato y a largo plazo son indiscutibles.
Lo que se mide, se gestiona. Y lo que se gestiona, mejora.
Por Martín P. Amengual
CEO de Corbis Global y CEO de Frank Labs
http://www.corbisglobal.com/
http://www.franklabs.biz/